Werden Anfragen von E-Mails in Excel übertragen? Bleiben Dokumentenfreigaben in langen E-Mail-Ketten liegen? Ich unterstütze Büroteams dabei, wiederkehrende Arbeitsschritte zu strukturieren und zu automatisieren. Wir prüfen zuerst, was Ihre vorhandenen Microsoft-365-Werkzeuge leisten können, und erproben einen klar abgegrenzten Ablauf.
Projekt besprechenGemeinsam erfassen wir Eingaben, Bearbeitungsschritte, Zuständigkeiten und Ausnahmen. Wir wählen einen Ablauf aus, bei dem doppelte Eingaben, Rückfragen oder Wartezeiten entstehen, und legen messbare Ziele für den Pilot fest.
Dokumentenfreigaben, Benachrichtigungen und Erinnerungen mit Microsoft 365 planen und umsetzen. Wer entscheidet, wer vertritt und was bei einer ausbleibenden Freigabe geschieht, wird vorab festgelegt.
Eingaben zum Beispiel über Microsoft Forms oder ein gemeinsames Postfach erfassen, in einer passenden Liste bereitstellen und an zuständige Personen übergeben. Schnittstellen zu weiteren Anwendungen prüfen wir bei Bedarf.
Den vereinbarten Ablauf mit typischen Eingaben, fehlenden Angaben und Ausnahmen prüfen. Ihr Team erhält eine Einführung und eine Dokumentation zu Zuständigkeiten, Zugängen und der Bearbeitung von Fehlern.
Ein Team gibt Dokumente bisher per E-Mail frei. Ein möglicher Workflow legt sie in SharePoint ab, fordert die Entscheidung der zuständigen Person an und informiert anschließend den Antragsteller. Vertretung, Fristen und abgelehnte Freigaben werden im Pilot berücksichtigt.
Weitere ProjektmöglichkeitenDen konkreten Umfang, die Zuständigkeiten und die Abnahme stimmen wir vor Projektbeginn ab.
Geeignet sind wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln, etwa Anfrageerfassung, Dokumentenfreigaben, Erinnerungen oder Aufgabenübergaben. Entscheidungen mit vielen Ausnahmen können zunächst beim Team bleiben, während die Vorbereitung automatisiert wird.
Wir prüfen zuerst Ihre vorhandenen Anwendungen. Microsoft 365 kann bereits passende Werkzeuge enthalten. Je nach Workflow, Connector und System können zusätzliche Power-Automate-Lizenzen oder eine Schnittstelle nötig sein; das klären wir vor der Umsetzung.
Vor dem Pilot halten wir fest, wie häufig der Ablauf vorkommt und wo Zeit oder Rückfragen entstehen. Nach dem Test vergleichen wir Bearbeitungsaufwand und Fehlerfälle mit der Ausgangslage. Eine pauschale Zeitersparnis wird nicht versprochen.
Lizenzgrundlagen: Microsoft zur Power-Automate-Lizenzierung .
Wir wählen eine konkrete Aufgabe aus Ihrem Büroalltag und legen Ziel, Umfang und Zuständigkeiten fest. Einen größeren Ausbau entscheiden wir anhand des ersten Ergebnisses.
Supportzeiten, Kommunikationswege und Bearbeitungsabläufe vereinbaren wir vor Beginn. Zustandsmeldungen werden im festgelegten Zeitrahmen bearbeitet; weitergehende Anforderungen klären wir gesondert.
Ihre Systeme, Daten und Zugänge bleiben unter Ihrer Kontrolle. Microsoft-365-Tenant, Domains und Verträge werden Ihrem Unternehmen zugeordnet. Für meine Arbeit nutze ich getrennte Admin-Konten mit den erforderlichen Rechten.
Konfigurationen, Berechtigungen und Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Ihr Unternehmen behält eigene administrative Zugänge und kann die Betreuung mit den Übergabeunterlagen weiterführen lassen.
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