IT-Hygiene statt Speicher-Kauf.
Wenn Postfächer über Jahre wachsen, ohne dass die Struktur mitwächst, wird Outlook instabil und die IT unübersichtlich. Wir implementieren logische Archivierungssysteme, die Arbeitslast und Historie sauber trennen.
Kennen Sie diese Situation?
Indikatoren für historisch gewachsene Strukturen
E-Mail: Das missverstandene Archiv
In vielen Unternehmen hat sich das E-Mail-Postfach schleichend zu einer „Alles-Ablage“ entwickelt: Es dient gleichzeitig als Aufgabenliste, Dokumentenarchiv, Wissensspeicher und Kommunikationsweg.
Technisch sind Mailserver (wie Exchange) für den schnellen Transport und kurzzeitige Verarbeitung optimiert – nicht als Datenbank für Jahrzehnte. Wenn Tausende Objekte in einem einzigen Ordner liegen, bricht die Performance zwangsläufig ein. Indizes korrumpieren, Backups dauern länger, und die Wiederherstellung im Ernstfall wird zum Risiko.
Ein leeres Postfach ist nicht das Ziel. Das Ziel ist die logische Trennung:
1. Operative Daten (Aktuelles Jahr) → Schnell, im direkten Zugriff.
2. Historische Daten (Alles Ältere) → Recherchierbar, manipulationssicher, aber systemtechnisch ausgelagert.
Unser Ansatz:
Wir lösen das physikalische Speicherproblem, ohne den logischen Zugriff der Mitarbeiter auf ihre Historie einzuschränken.
Typische Sackgassen
Warum kurzfristige Symptombekämpfung das Problem verschärft.
„Wir erweitern einfach den Speicherplatz“
Mehr Speicher ändert nichts an der fehlenden Struktur. Ein 50GB-Postfach ist instabil, egal wie groß die Festplatte ist. Zudem verlängern sich Backup-Zeiten massiv.
„Wir lagern in PST-Dateien aus“
Eine technische Altlast. PSTs im Netzwerk werden oft beschädigt, sind nicht zentral durchsuchbar und entziehen sich meist dem regulären Backup.
„Mitarbeiter sollen selbst aufräumen“
Ineffizient und rechtlich riskant. Hochqualifizierte Mitarbeiter sollten nicht Stunden mit manuellem Sortieren verbringen. Zudem droht der Verlust geschäftsrelevanter Belege.
„Wir löschen einfach alles Alte“
Daten sind Unternehmenskapital. Eine radikale Löschung vernichtet Wissen und verstößt oft gegen Aufbewahrungspflichten (GoBD).
Kernaussage: Ignorieren oder falscher Aktionismus verschlimmert das Problem.
Strategie &Systematik
Implementierung einer skalierbaren Datenhaltung
1. Bestandsaufnahme
Analyse der Speicherbelegung, Identifikation von „Datengräbern“ (PSTs) und Bewertung der tatsächlichen Zugriffshäufigkeit.
2. Regelwerk definieren
Festlegung von Archivierungsrichtlinien (z. B. "Automatischer Übertrag nach 12 Monaten"). Trennung von operativem und archiviertem Datenbestand.
3. Technische Konsolidierung
Zentrale Zusammenführung verstreuter Datenbestände in ein revisionssicheres, indiziertes Archivsystem.
4. Transparente Integration
Anbindung des Archivs an Outlook. Für den Nutzer ändert sich nichts – außer, dass das System wieder performant reagiert.
Ursächliche Faktoren
- Vermischung von Kommunikation und Dokumentenablage
- Fehlende serverseitige Archivierungsstrategie
- Historisch gewachsene PST-Strukturen
- Unsicherheit bezüglich Aufbewahrungspflichten
- Angst vor Informationsverlust bei manueller Löschung
Einsatzort
Remote (Fernwartung)
Oft der schnellste Weg. Software-Probleme, Konfigurationen und Cloud-Themen lassen sich meist sofort lösen.
Vor Ort Service
Notwendig bei Hardware-Defekten oder Netzwerkausfällen, wenn kein Zugriff mehr möglich ist. Wir kommen, wenn es nötig ist.
Für wen diese Hilfe gedacht ist
Geeignet für
- ✓ Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
- ✓ Selbstständige mit professionellem Anspruch
- ✓ Betriebe ohne eigene IT-Abteilung
Nicht geeignet für
- • Konzerne mit eigener großer IT-Abteilung
- • Reine "Billig"-Anfragen ohne Wertschätzung
- • Wenn Diskussionen wichtiger sind als Lösungen
Handeln, bevor Schaden entsteht.
Lassen Sie uns die Situation einschätzen. Ruhig, sachlich und kompetent.