E-Mails kommen nicht an oder landen im Spam – woran liegt das wirklich?
Wenn E-Mails nicht ankommen oder im Spam landen, ist die erste Reaktion oft: „Das liegt am Empfänger" oder „Mein Account wurde gehackt". Meistens stimmt beides nicht.
E-Mail-Zustellung ist technisch komplex. Viele Faktoren spielen eine Rolle – von DNS-Einstellungen über Server-Reputation bis hin zu simplen Tippfehlern in der Absenderadresse.
Unsicherheit ist hier völlig normal. Wichtig ist, die Situation richtig einzuordnen, bevor man Geld oder Zeit investiert.
Typische Fehleinschätzungen
- !„Das liegt am Empfänger"
Oft liegt es am eigenen Server oder an fehlenden DNS-Einträgen (SPF, DKIM).
- !„Der Spam-Filter blockiert alles"
Spam-Filter reagieren auf konkrete Signale (fehlende Authentifizierung, schlechte Server-Reputation). Es ist selten willkürlich.
- !„Ich wurde gehackt"
Möglich, aber meist überschätzt. Häufiger sind Konfigurationsprobleme oder der Server steht auf einer Blacklist.
- !„Zu viele E-Mails auf einmal"
Volumen kann ein Faktor sein, aber nur in Kombination mit anderen Problemen (z. B. fehlende SPF/DKIM-Records).
Mögliche Anzeichen – was ist harmlos, was kritisch?
Meist harmlos:
- • Einzelne E-Mail kommt nicht an (z. B. Empfänger hat Adresse falsch angegeben)
- • E-Mail landet beim Empfänger im Spam (einmalig)
- • Verzögerung bei Zustellung (Server-Auslastung)
Potenziell kritisch:
- • Systematische Zustellprobleme (viele E-Mails kommen nicht an)
- • Bounce-Nachrichten mit technischen Fehlercodes
- • Empfänger melden, dass E-Mails als Spam markiert werden
- • E-Mails von Ihrer Domain werden zurückgewiesen (Blacklist-Verdacht)
- • Sie erhalten Benachrichtigungen über E-Mails, die Sie nicht versendet haben
Was oft wirklich dahintersteckt
DNS-Konfiguration (SPF, DKIM, DMARC)
Diese Einträge beweisen, dass Sie berechtigt sind, E-Mails von Ihrer Domain zu versenden. Fehlen sie, landen E-Mails häufig im Spam.
Server-Reputation / Blacklist
Wenn Ihr E-Mail-Server oder die IP-Adresse auf einer Blacklist steht, werden E-Mails blockiert. Das passiert z. B. durch Spam-Versand (auch unbewusst via kompromittiertem Account).
Absenderadresse vs. Server-IP stimmen nicht überein
Wenn Sie von „info@ihre-firma.de" versenden, aber der Server gehört einem anderen Hosting-Anbieter ohne korrekte SPF-Freigabe, wird das als verdächtig eingestuft.
Kompromittierter Account
Seltener als gedacht, aber möglich: Wenn jemand Ihr Passwort kennt, können von Ihrem Account Spam-Mails versendet werden. Die Folge: schlechte Reputation und Blacklist-Einträge.
Wie wir solche Situationen einordnen
1. Analyse
Wir schauen uns E-Mail-Header, DNS-Records (SPF, DKIM, DMARC) und Server-Logs an. Oft zeigt sich hier schon, ob es ein Konfigurationsproblem oder ein Reputationsproblem ist.
2. Bewertung
Nicht jedes Problem erfordert sofortiges Handeln. Manchmal reicht es, DNS-Einträge zu korrigieren. Manchmal ist ein Provider-Wechsel sinnvoll. Und manchmal ist alles in Ordnung, aber der Empfänger hat einfach aggressive Spam-Filter.
3. Entscheidung liegt bei Ihnen
Wir sagen Ihnen ehrlich, ob Handlungsbedarf besteht oder nicht. In vielen Fällen reicht eine kleine Anpassung. In manchen Fällen ist auch Nichtstun die richtige Entscheidung.
Nicht jedes E-Mail-Problem braucht ein Projekt. Manchmal ist die Einordnung wichtiger als die Lösung.
Welche Schritte sinnvoll sein können
Je nach Ursache kommen unterschiedliche Maßnahmen infrage. Das sind Optionen, keine Angebote:
- → DNS-Einträge prüfen und korrigieren (SPF, DKIM, DMARC)
- → Server-Reputation checken (Blacklist-Check)
- → Passwörter erneuern (falls Verdacht auf kompromittierten Account)
- → E-Mail-Provider wechseln (wenn Server-Reputation dauerhaft schlecht ist)
- → Authentifizierung aktivieren (2FA für E-Mail-Accounts)
Häufige Fragen
Kann ich selbst prüfen, ob meine Domain auf einer Blacklist steht?
Ja. Es gibt kostenlose Tools wie MXToolbox oder MultiRBL, die Ihre Domain oder IP gegen mehrere Blacklists prüfen. Allerdings sagen diese Tools nichts über die Ursache oder Schwere aus.
Woran erkenne ich, ob jemand von meinem Account aus E-Mails verschickt?
Anzeichen: E-Mails im Ordner „Gesendet", die Sie nicht geschrieben haben. Bounce-Nachrichten für E-Mails, die Sie nie versendet haben. Oder Empfänger melden, dass sie Spam von Ihrer Adresse bekommen.
Muss ich meinen E-Mail-Provider wechseln?
Nur in seltenen Fällen. Oft reicht es, DNS-Einträge zu korrigieren oder den Provider zu bitten, die IP-Reputation zu verbessern. Ein Wechsel macht Sinn, wenn der Provider selbst auf Blacklists steht oder nicht kooperativ ist.
Kann das Problem auch beim Empfänger liegen?
Ja, durchaus. Manche Unternehmen haben sehr strenge Spam-Filter oder blocken ganze IP-Bereiche. Das können Sie aber nur durch Analyse der Bounce-Nachrichten oder Rücksprache mit dem Empfänger klären.
Was kostet eine Einordnung?
Eine erste Einschätzung ist oft kostenlos oder sehr günstig. Wir schauen uns die Situation an und sagen Ihnen ehrlich, ob Handlungsbedarf besteht. Wenn ja, besprechen wir Optionen. Wenn nein, sagen wir das auch.
Kurze Einschätzung anfragen
Wir melden uns zeitnah mit einer ehrlichen Einordnung Ihrer Situation.
- Kurze Einschätzung Ihrer Situation
- Klare Rückmeldung, ob Handlungsbedarf besteht
- Keine Verpflichtung, kein Verkaufsdruck
Weitere typische IT-Fragestellungen
Diese Themen begegnen uns ebenfalls häufig in der Praxis.